ইন্টেরিয়র ব্যবসা এবং যে কোন সার্ভিস ব্যবসার অন্যতম পার্ট হলো ভেন্ডর। এই ধরনের ব্যবসা মূলতঃ ভেন্ডরদের উপর নির্ভরশীল। ভেন্ডরদের সাথে প্রতিষ্ঠানের সম্পর্ক, পলিসি ও ব্যবস্থাপনার উপর প্রতিষ্ঠানের সুনাম, খ্যাতি ও ব্রান্ডিং অনেকাংশে নির্ভর করে।
ভেন্ডর ব্যবস্থাপনা হলো আপনার গ্রাহকদের চমৎকার সেবা নিশ্চিত করতে ভেন্ডরদের সাথে সমন্বয় করার প্রক্রিয়া। এতে ভেন্ডরদের অনবোর্ডিং করা, তাদের প্রশিক্ষণ দেওয়া, এছাড়াও ভেন্ডর ব্যবস্থাপনায় খরচ নিয়ন্ত্রণ, ঝুঁকি হ্রাস, এবং ভেন্ডরদের কর্মক্ষমতা উন্নত করার ব্যবস্থাও জড়িত।
বিজ্ঞাপন
দ্রুত নগরায়ন এবং উন্নয়নের সাথে সাথে ইন্টেরিয়র ব্যবসাও বিকশিত হচ্ছে, ইন্টেরিয়র কোম্পানিগুলোর জন্য তাদের ভেন্ডরদের কার্যকরভাবে ব্যবস্থাপনা ও পরিচালনা করার জন্য স্মার্ট পন্থা অবলম্বন করা আরও বেশি অপরিহার্য হয়ে উঠেছে।
তাই ইন্টেরিয়র প্রতিষ্ঠানকে ব্রান্ড হিসেবে দাঁড় করাতে ও টেকসই ব্যবসার জন্য ভেন্ডর ব্যবস্থাপনার নিম্নোক্ত নীতিগুলো পালন করা যেতে পারে।
১. কমন লক্ষ্য নির্ধারণ:
ইন্টেরিয়র প্রতিষ্ঠান ও ভেন্ডরদের মধ্যে কিছু কমন লক্ষ্য নির্ধারণ করতে হবে। যাতে ভেন্ডর প্রতিষ্ঠানকে ওন করে এবং প্রতিষ্ঠানও ভেন্ডরদেরকে প্রতিষ্ঠানেরই অংশ মনে করে। দুই পক্ষের এই কমন বিষয়গুলো যাতে দুই পক্ষের স্বার্থকে নিশ্চিত করে।
বিজ্ঞাপন
২. চুক্তি সম্পাদন:
ইন্টেরিয়র প্রতিষ্ঠান ও ভেন্ডরদের মধ্যে একটি চুক্তি করা জরুরি। চুক্তিতে পেমেন্ট পলিসি, ওয়ার্কিং সময়, এক্সিট পলিসিসহ সকল বিষয় উল্লেখ থাকতে হবে। দুই পক্ষের ভুল বোঝাবোঝি হলে এটিই প্রমাণ হিসেবে কাজ করবে।
৩. ভেন্ডর অন-বোর্ড:
অফিসিয়াল তালিকাভুক্তি ছাড়া কোনো ভেন্ডারকে কাজ দেওয়া ঠিক হবে বলে মনে হয় না। এই তালিকাভুক্তি আলাদা একটা গুরুত্ব বহন করে। এটা করা গেলে হুটহাট করে যে কাউকে কাজ দেওয়া বন্ধ হবে এবং প্রজেক্ট চলাকালীন অনেক অনাকাঙ্ক্ষিত পরিস্থিতি থেকে বাঁচা যাবে।
৪. ভেন্ডরদের আইডি কার্ড:
ইন্টেরিয়র ফার্মগুলোতে ভেন্ডর হিসেবে তালিকাভুক্ত হওয়ার জন্য একটি কার্ড ইস্যু করা যেতে পারে। কার্ডধারী ভেন্ডর ছাড়া কোন ইন্টেরিয়র প্রতিষ্ঠান কাজ দিতে পারবে না। ভেন্ডর তালিকাভুক্তির সময় অবশ্যই জাতীয় পরিচয়পত্র ও ছবিসহ ডকুমেন্টস প্রদান করে তালিকাভুক্ত ভেন্ডর হওয়া যাবে। এই কাজটি সমন্বয় করতে হবে ইন্টেরিয়র কোম্পানির মালিকদের সংগঠনকে।
৫. ভেন্ডর কর্মদক্ষতা পর্যবেক্ষণ ও মূল্যায়ন:
কোনো ভেন্ডর বর্তমানে কোন প্রতিষ্ঠানে কাজ করছে এই তথ্য কেন্দ্রীয়ভাবে সংরক্ষণ করতে হবে এবং কর্মদক্ষতা মূল্যায়ন করে ভেন্ডরদের কাজ প্রদান করা হবে। একটি প্রতিষ্ঠানে কাজ খারাপ করলে, অন্য প্রতিষ্ঠান পরবর্তীতে কাজ দেওয়ার ক্ষেত্রে বিষয়টি বিবেচনা করবে। পাশাপাশি ভালো কাজ করলেও, পরবর্তী কাজের ক্ষেত্রে বিষয়টি বিবেচনা করা হবে।
৬. ভেন্ডরদের সাথে নিয়মিত যোগাযোগ রক্ষা:
ভেন্ডর ব্যবস্থাপনা সুন্দর ও সুচারুভাবে করার অন্যতম উপায় হলো প্রতিষ্ঠানের পক্ষ থেকে নিয়মিত যোগাযোগ। সুন্দর ও নিয়মিত যোগাযোগই সকল ভুল বোঝাবোঝি দূর করতে পারে।
৭. ভেন্ডরদের পুরস্কৃত করা:
প্রতিষ্ঠানের পক্ষ থেকে ভেন্ডরদের মোটিভেশনের অংশ হিসেবে মাঝে মাঝে বিভিন্ন উপলক্ষে পুরস্কৃত করা যেতে পারে। এই পুরস্কার ভেন্ডরদেরকে প্রতিষ্ঠানকে ওন করতে উদ্বুদ্ধ করবে।
৮. সমগ্র বাংলাদেশে স্ট্যান্ডার্ড প্রাইস নির্ধারণ:
সমগ্র বাংলাদেশে সকল ক্যাটাগরির ভেন্ডরদের জন্য একটি প্রাইস নীতি নির্ধারণ করতে হবে। সেটা হতে পারে স্কয়ার ফিট হিসেবে, সংখ্যা হিসেবে অথবা দিন হিসেবে।
৯. বিরোধ মীমাংসা কমিটি:
ভেন্ডর ও কোম্পানি মালিকদের পক্ষ থেকে বাছাইকৃত কয়েকজনকে নিয়ে দুই পক্ষের মধ্যকার বিরোধ মীমাংসা কমিটি হতে পারে। এই কমিটিই দুই পক্ষের বিরোধ নিরসনে কাজ করবে।
১০. ভেন্ডর এনালিস্টমেন্ট পলিসি ও চুক্তি:
ইন্টেরিয়র সেক্টরের সকল ক্যাটাগরির ভেন্ডর তালিকাভুক্ত করার জন্য কিছু মৌলিক নীতিমালা থাকতে হবে। এই নীতিমালার সাথে একমত হওয়া সাপেক্ষে ভেন্ডরদেরকে তালিকাভুক্ত করা হবে এবং কাজ প্রদান করা হবে।
১১. ভেন্ডরদের নতুন প্রযুক্তি ব্যবহারে প্রশিক্ষণ:
দ্রুততার সাথে কাজ করার জন্য ও কম সময়ের মধ্যে প্রজেক্ট সম্পাদন করার জন্য নতুন নতুন প্রযুক্তির ব্যবহার জরুরি। এই প্রযুক্তির ব্যবহারের ক্ষেত্রে ভেন্ডর ও মিস্ত্রিদেরকে প্রশিক্ষণের ব্যবস্থা করা অপরিহার্য। এটিও সমন্বয় করতে হবে ইন্টেরিয়র কোম্পানি মালিকদের সংগঠনকে।
১২. ভেন্ডর পেমেন্ট পলিসি:
ভেন্ডরদের জন্য কমন কিছু পেমেন্ট পলিসি থাকা জরুরি। কত জন লেবারের বিপরীতে কি পরিমাণ পেমেন্ট দেবে, কত দিন পর পর দেবে অথবা কি পরিমাণ কাজ হলে কতটুকু পে করবে, এসব বিষয়ের একটি সুস্পষ্ট নীতিমালা থাকতে হবে। তাহলে মালিকদের সাথে ভেন্ডরদের ভুল বোঝাবোঝি মিনিমাইজ হবে এবং ইন্টেরিয়র ইকোসিস্টেমে সুন্দর ও সুষ্ঠু একটি পরিবেশ বিরাজ করবে।
লেখক: সিইও, রিয়েল ইন্টেরিয়র
সাংগঠনিক সম্পাদক, বাংলাদেশ ইন্টেরিয়র ডিজাইন কোম্পানি ওনার্স এসোসিয়েশন- বিডকোয়া
অনার্স ও মাস্টার্স (চট্টগ্রাম বিশ্ববিদ্যালয়)
পিএইচডি গবেষক (ঢাকা বিশ্ববিদ্যালয়)
