ভুল ইমেইল পাঠিয়ে ফেলেছেন? প্রাপকের পড়ার আগেই যেভাবে করবেন ‘আনসেন্ড’

ইমেইল পাঠানোর পর ভুল বুঝতে পারা কিংবা ফাইল অ্যাটাচ করতে ভুলে যাওয়ার মতো অভিজ্ঞতা কমবেশি অনেকেরই রয়েছে। একবার ‘সেন্ড’ বাটনে ক্লিক করার পরেই মাথায় হাত পড়ে—ইশ, যদি মেইলটা ফিরিয়ে নেওয়া যেত! তবে স্বস্তির বিষয় হলো, জিমেইল (Gmail), আউটলুক (Outlook) এবং অ্যাপল মেইল (Apple Mail)-এর মতো জনপ্রিয় প্ল্যাটফর্মগুলোতে নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে পাঠানো ইমেইল বাতিল বা আনসেন্ড করার চমৎকার সুযোগ রয়েছে।

জিমেইলে মেইল ফিরিয়ে নেওয়ার সহজ উপায়

জিমেইলে কোনো ইমেইল পাঠানোর সঙ্গে সঙ্গেই স্ক্রিনের নিচের বাম বা ডান দিকে একটি ‘Undo’ অপশন ভেসে ওঠে। ডিফল্ট বা প্রাক-নির্ধারিত সিস্টেমে এই সুযোগ মাত্র ৫ সেকেন্ড পর্যন্ত থাকে। তবে ব্যবহারকারীর সুবিধার জন্য চাইলে এই সময়সীমা বাড়িয়ে সর্বোচ্চ ৩০ সেকেন্ড পর্যন্ত করা যায়।

সময়সীমা যেভাবে বাড়াবেন: প্রথমে জিমেইলের Settings (গিয়ার আইকন) থেকে ‘See all settings’-এ যান। এরপর General ট্যাবের অধীনে ‘Undo Send’ অপশনটি পেয়ে যাবেন। সেখানে ড্রপডাউন মেনু থেকে সময়সীমা ৫, ১০, ২০ বা ৩০ সেকেন্ডের মধ্যে আপনার পছন্দমতো বেছে নিয়ে নিচে থাকা Save Changes ক্লিক করলেই সেটিংস আপডেট হয়ে যাবে।

আউটলুকে (Outlook) মেইল ‘রিকল’ বা বাতিল করার নিয়ম

আউটলুকের ক্ষেত্রে নিয়ম কিছুটা ভিন্ন ও জটিল। কোনো ইমেইল রিকল বা রিসেন্ড করতে হলে প্রেরক এবং প্রাপক—উভয়েরই একই Microsoft 365 work বা school account থাকতে হবে। প্রাপক যদি ইতিমধ্যে মেইলটি না খুলে থাকেন, তবেই রিকল সফল হওয়ার সম্ভাবনা থাকে। সাধারণ ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টগুলোতে (যেমন Outlook.com বা Hotmail) এই সুবিধা কার্যকর নয়।

তবে উইন্ডোজের নতুন সংস্করণে ‘Undo Send’ ফিচার চালু করা যায়। এর জন্য Settings-এ গিয়ে প্রথমে Mail এবং পরে Compose and reply-এ গিয়ে এই অপশন সক্রিয় করলে ৫ বা ১০ সেকেন্ডের একটি ক্যান্সেলেশন উইন্ডো পেয়ে যাবেন।

অ্যাপল মেইলে (Apple Mail) যেভাবে মেইল বাতিল করবেন

অ্যাপল ডিভাইসে যাদের আইওএস ১৬, আইপ্যাডওএস ১৬, ম্যাকওএস ভেঞ্চুরা বা তার পরবর্তী সংস্করণ রয়েছে, তারা Undo Send সুবিধাটি ব্যবহার করতে পারেন। সাধারণত মেইল পাঠানোর পর স্ক্রিনের নিচে ১০ সেকেন্ডের উইন্ডো পাওয়া যায়।

সময়সীমা বাড়ানোর পদ্ধতি: Mail অ্যাপের Settings থেকে Composing অপশনে গিয়ে এর সময়সীমা বাড়িয়ে ২০ বা ৩০ সেকেন্ড পর্যন্ত করে নেওয়া সম্ভব।

রিকল সফল না হলে কী করবেন?

সব ক্ষেত্রে ইমেল ফিরিয়ে আনা বা রিকল করা সম্ভব হয় না। নিচে উল্লেখিত পরিস্থিতিতে এই ফিচার কাজ নাও করতে পারে:

প্রাপক ইতিমধ্যে মেলটি খুলে ফেললে।

Gmail বা Yahoo-এর মতো নন-এক্সচেঞ্জ (non-Exchange) অ্যাকাউন্টে মেইল পাঠালে।

প্রেরক ও প্রাপক সম্পূর্ণ আলাদা সার্ভারে থাকলে।

উল্লেখ্য, ইয়াহু মেইল (Yahoo Mail)-এ বর্তমানে কোনো অফিসিয়াল আনসেন্ড বা রিকল করার সুবিধা নেই।

ভুল ইমেল পাঠানো এড়ানোর কিছু জরুরি টিপস

ভুল ইমেল পাঠিয়ে পরে তা ফেরত পাওয়ার চেয়ে আগে থেকেই সতর্ক থাকা বুদ্ধিমানের কাজ। গুরুত্বপূর্ণ কোনো ইমেল পাঠানোর আগে সবসময় প্রাপকের সঠিক ইমেল ঠিকানা, সাবজেক্ট লাইন, মূল টেক্সট এবং সংযুক্ত ফাইল বা অ্যাটাচমেন্টগুলো একবার চোখ বুলিয়ে নেওয়া উচিত। পাশাপাশি, জিমেইল বা আউটলুকে আগে থেকেই Undo Send বা Send Delay ফিচারটি চালু রাখলে বড় ধরনের ভুল এড়ানোর জন্য বাড়তি কয়েক সেকেন্ড সময় হাতে পাওয়া যায়।

এজেড