কভার লেটার কী? জানুন লেখার নিয়ম

চাকরিক্ষেত্রে ফ্রেশার হোন বা অভিজ্ঞ, ভালো চাকরি পাওয়ার জন্য ২টি জিনিস ভালো করে তৈরি করা প্রয়োজন। তার মধ্যে একটি হলো সিভি অন্যটি কভার লেটার। অনেক চাকরির আবেদনেই কভার লেটার লিখতে হয়। নিয়োগকারী প্রতিষ্ঠানের প্রাথমিক বাছাইয়ের তালিকায় ঢুকতে গেলে সেটা জরুরি। যেকোনো চাকরির আবেদন করার আগে ভালো করে খোঁজ নিন। চাকরির জন্য কী কী চাওয়া হচ্ছে ভালোভাবে জেনে নিন। তারপর কভার লেটার লিখুন। যেখানে আপনার অভিজ্ঞতা ফুটে উঠবে এবং আপনি এই পদের জন্য কতটা যোগ্য তা নিয়োগকারী প্রতিষ্ঠানের কর্মকর্তারা বুঝতে সক্ষম হবেন।  

কভার লেটারের প্রকারভেদ

চাকরির ধরনের ওপর নির্ভর করে কভার লেটার মূলত ৩ প্রকার- 

১। অ্যাপ্লিকেশন লেটার: আমরা সাধারণত বিভিন্ন চাকরির খোঁজ পত্রিকার বিজ্ঞাপনে পেয়ে থাকি। যেসব প্রতিষ্ঠান লোক নিয়োগ দেওয়ার জন্য বিজ্ঞাপন দিয়ে থাকে সেসব চাকরির ক্ষেত্রে অ্যাপ্লিকেশন লেটার ব্যাবহার করা হয়।

২।  প্রসপেক্টিং লেটার: অনেক প্রতিষ্ঠান আছে যারা তাদের লোক নিয়োগ দেওয়ার জন্য কোনো প্রকার বিজ্ঞাপন দেয় না। তবে আপনি ধারণা করছেন যে তারা হয়তো লোক নিয়োগ দিতে পারে। এক্ষেত্রে সম্ভাব্য কোনো পদের জন্য আবেদনের ক্ষেত্রে প্রসপেক্টিং লেটার ব্যবহার করা হয়। এটিকে অন্যভাবে চাকরি অনুসন্ধান লেটারও বলা হয়।

৩। নেটওয়ার্কিং লেটার: অনেক সময় প্রতিষ্ঠানগুলোতে লোক নিয়োগ দেওয়ার জন্য কোনো প্রকার বিজ্ঞাপন না দিয়ে তাদের নিজেদের পরিচিতদের মধ্য থেকে লোক নিয়োগ দিয়ে থাকেন। সেক্ষেত্রে উক্ত প্রতিষ্ঠানের কর্মকর্তাগণ ব্যক্তিদের সাথে সুসম্পর্ক গড়ে তোলা/পরিচিত হওয়া বা নেটওয়ার্কিং গড়ে তোলার জন্য এ ধরনের লেটার বানানোর প্রয়োজন হয়। এর মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের কর্তাদের ধারণা থাকে যে আপনি চাকরি অনুসন্ধান করছেন। 

কভার লেটারে যে বিষয়গুলো লেখা উচিত

১। কভার লেটারে ব্যক্তির নিজের সম্পর্কে লেখা উচিত। সিভির সাথে যেন কভার মিলে না যায় অবশ্যই সেদিকে খেয়াল রাখতে হবে। কারণ এটি সিভির সম্পূরক হিসেবে কাজ করে।

২। কভার লেটারে ব্যক্তির যোগ্যতার ব্যাখ্যা না দেওয়াই উত্তম। বরং কাজের প্রতি আগ্রহ প্রকাশ করুন। 

৩। আবেদনকৃত পদের জন্য আপনি কতটা উপযুক্ত তা কভার লেটারে উল্লেখ করুন।

৪। যেহেতু কভার লেটারই সম্ভাব্য নিয়োগকর্তার সাথে আপনার প্রথম লিখিত যোগাযোগ তাই লেখার মাঝে ত্রুটি এড়িয়ে চলুন।

৫। যে প্রতিষ্ঠানে কাজের জন্য আবেদন করছেন এবং যে পদের জন্য আবেদন করছেন খেয়াল রাখবেন যেন সেই প্রতিষ্ঠানের নামের উল্লেখ এবং আবেদনকৃত পদের কাজের বর্ণনা সঠিকভাবে হয়। 

৬। কভার লেটারটি আরও কার্যকর করতে প্রত্যাশিত চাকরির সঙ্গে আপনার পুরনো অভিজ্ঞতা দক্ষতাগুলো উল্লেখ করুন। দক্ষতাগুলো যেন সিভিতে সংযুক্ত বিষয়গুলোর সঙ্গে না মেলে সেদিকে খেয়াল রাখুন।

অল্পকথায় গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলো উপস্থাপন করুন। যা কভার লেটারকে আরও আকর্ষণীয় করে তুলবে এবং নিয়োগকারীর মনোযোগ ধরে রাখবে।

কভার লেটার লিখার নিয়ম

কভার লেটার লেখার নির্দিষ্ট কিছু ধাপ আছে। চলুন জেনে নিই-

১। শিরোনাম: কভার লেটারের প্রথম ধাপ এটি। সার্টিফিকেট নাম এবং সঠিক ঠিকানা উল্লেখ করুন। নিজের ডাকনাম ও অর্ধেক ঠিকানা লিখবেন না। যোগাযোগের বৃত্তান্ত হিসেবে শুধু নিজের ইমেইল/ লিংকড-ইন প্রোফাইল উল্লেখ করুন। কারণ আপনার বর্তমান ও স্থায়ী ঠিকানা সিভিতে সংযুক্ত থাকবে।

২। অভিবাদন: অভিবাদনের মাধ্যমে লেখা শুরু করুন। স্যার/ম্যাম/মি./মিসেস দিয়ে অভিবাদন শুরু করুন। 

৩। পরিচিতি: শুরুতেই পরিচয় দিন। নিজেকে আলাদাভাবে উপস্থাপন করতে পারলে নিয়োগকর্তার মনোযোগ আকর্ষণ করা সম্ভব। ভূমিকা এবং শুরুতেই মনোযোগ আকর্ষণ অত্যন্ত জরুরি। তারপর কোন মাধ্যমে কাজটি সম্পর্কে জেনেছেন তা উল্লেখ করুন। এতে নিয়োগকর্তার আপনার সম্পর্কে মৌলিক ধারণা তৈরি হবে। 

৪। মূল অংশ: একটি বা দুটি অনুচ্ছেদে ব্যাখ্যা করুন যে আপনি কেন এই চাকরিতে আগ্রহী। কেন আপনি এই পদের জন্য সেরা প্রার্থী। কীভাবে দক্ষতা কাজে লাগিয়ে সফলতা অর্জন করেছেন তা লিখুন। কাজটি করতে কতটা আগ্রহী তা লেখার মাধ্যমে ফুটিয়ে তুলুন। এতে নিয়োগকর্তা আপনার সিভির প্রতি কৌতূহলী হবেন।

৫। পরিসমাপ্তি: এই অংশে উক্ত প্রতিষ্ঠানে কাজ করতে আপনি কতটা আগ্রহী তা তুলে ধরুন। আপনার যোগ্যতা ও দক্ষতা কীভাবে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখতে পারে তা উল্লেখ করুন। নিয়োগকর্তার নিকট আপনার  যোগ্যতা বিবেচনা করে ইন্টারভিউ কলের জন্য আবেদন করুন। শেষ পরিচ্ছেদে নিয়োগকর্তাকে বিদায় সম্ভাষণ জানাতে ভুলবেন না। বেস্ট রিগার্ডস, থ্যাংক ইউ ইত্যাদি শব্দের ব্যবহার করুন।

৬। স্বাক্ষর: সবশেষে প্রশংসাসূচক পরিসমাপ্তির পর স্বাক্ষর সংযুক্ত করুন। ইমেইল করলে টাইপ করে নিজের নাম স্বাক্ষর করতে পারেন। 

এই ধাপগুলো অনুসরণ করে একটি সুন্দর কভার লেটার বানাতে পারবেন। মনে রাখবেন কভার লেটার অবশ্যই ইংরেজিতে লিখতে হবে। ভিন্ন ভিন্ন প্রতিষ্ঠানে আবেদনের জন্য একই কভার লেটার ব্যবহার করবেন না। কভার লেটারে ভিন্নতা আনুন। চাকরির ধরণের ওপর নির্ভর করে কভার লেটারও বিভিন্ন ধরণের হয়ে থাকে।

কভার লেটারে যা লিখবেন না

মনে রাখতে হবে, কভার লেটার কর্মক্ষেত্রে আপনার যোগ্যতার সাথে সম্পর্কিত। এটি কোনোভাবেই আপনার ব্যক্তিগত জীবনের সাথে সম্পর্কিত নয়। তাই কভারে যেন ব্যক্তিগত তথ্য, ব্যক্তিগত কথা কিংবা ব্যক্তিগত কাজ সম্পর্কিত কোনো তথ্য সংযুক্ত না হয় সেদিকে খেয়াল রাখতে হবে। তবে যদি নিয়োগ বিজ্ঞপ্তিতে কোনো দক্ষতার কথা উল্লেখ করতে বলে কিন্তু আপনার সেই দক্ষতা না থাকে তবে তা উল্লেখ না করাই উত্তম। 

কাজের সাথে কোনো সম্পর্ক নেই এমন কোনো দক্ষতার কথা কভার লেটারে উল্লেখ করা উচিৎ নয়। চাকরি, বেতন, সুবিধা-অসুবিধা সম্পর্কে আপনার যদি কোনো প্রশ্ন থাকে তবে কোনোভাবেই তা উল্লেখ করবেন না। এমনকি আপনার বেতনের পরিমাণও উল্লেখ করা উচিৎ নয়।  

এক্ষেত্রে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ হলো কভার লেটারে অতিরিক্ত কিছু উল্লেখ না করা। আপনাকে চেষ্টা করতে হবে যেন কভার লেটারটি সংক্ষিপ্ত, সাবলীল ভাষায় ও অল্প কথায় শেষ হয়।

যেকোনো চাকরি পাওয়ার ক্ষেত্রে সিভির মতো কভার লেটারও গুরুত্বপূর্ণ। তাই কভার লেটার লেখার ক্ষেত্রে সচেতন হোন। 

এনএম